|
Электронная почта уже давно и прочно завоевала позиции самого распространенного, простого и надежного способа обмена информацией. По различным оценкам количество пользователей электронной почты в мире составляет более 100 млн. человек. При этом требования, предъявляемые к почтовым системам со стороны пользователей, естественно, различаются. В данной статье речь пойдет о почтовых системах, предназначенных для корпоративных пользователей.
Основными требованиями, к корпоративной электронной почте, являются:
- безотказность и быстродействие;
- доступность в филиалах и для мобильных пользователей;
- усиленная проверка аутентичности пользователей и разграничение прав доступа;
- сохранность и конфиденциальность информации;
- контроль над прохождением писем на всем маршруте с логированием и ведением статистики;
- защита от вирусов и спама.
Среди наиболее популярных корпоративных почтовых систем в России, Украине и других постсоветских государствах следует отметить следующие системы и группы систем:
- Microsoft Exchange Server (разработчик – Microsoft).
- Kerio Mail Server. (разработчик – Kerio)
- Электронная почта FossMail (разработчик – предприятие «ФОСС-Он-Лайн», Украина).
- Почтовые системы для *Nix OC.
- Системы с сервером у провайдера (интернет хостинг).
Все эти системы в той или иной степени решают свои задачи. У каждой есть свои преимущества и недостатки. Первые три из приведенных систем являются наиболее функциональными и, так или иначе, реализуют все вышеперечисленные требования.
Тем не менее, общим недостатком данных систем является сложность установки, настройки и развертывания. Для их обслуживания требуется административный персонал с достаточно высокой квалификацией. Кроме того, по своим возможностям современные почтовые системы частично перекрывают функции корпоративного программного обеспечения другого класса – систем электронного документооборота (СЭД). Электронное письмо – всего лишь частный случай электронного документа. Как любой другой документ, электронное письмо может быть принято к исполнению, его можно «расписать» на несколько сотрудников с использованием механизма маршрутов, установить контроль над исполнением, создать напоминания и т.д.
Одной из попыток упростить администрирование почтовой системы, а также интегрировать работу с электронными письмами в полнофункциональный документооборот явилась система FossDocMail. Предприятие «ФОСС-Он-Лайн» позиционирует ее как «гибрид» электронной почты FossMail и отдельных модулей СЭД FossDoc собственной разработки. FossMail в составе FossDocMail непосредственно отвечает за доставку почтовых сообщений, их маршрутизацию и архивирование. Модули FossDoc реализуют централизованное хранение писем на сервере организации, а также предоставляют ряд сервисов: управление учетными записями пользователей, их личными почтовыми папками, контактами; уведомление о новых письмах; шифрование и дешифрование почтовых сообщений и т.д.
Рис. 1 – Схема взаимодействия FossMail и FossDoc в FossDocMail
Рассмотрим подробнее ключевые особенности системы FossDocMail:
Централизованное хранение писем на сервере организации
Система хранит все письма и документы в одной базе данных на сервере организации. В нештатной ситуации администратор переустановит сервер и восстановит базу данных из резервной копии, не оказывая влияние на работу обычных пользователей.
Администрирование
В FossDocMail предусмотрены механизмы, позволяющие существенно упростить работу администратора и снизить требования к его квалификации, в том числе:
- визуальное представление структуры организации в виде иерархического дерева справочника подразделений, доступного из программы администрирования.
- автоматизированное создание пользователей с помощью Мастера импорта сотрудников из Active Directory Windows;
- автоматическое присвоение префикса почтового адреса FossMail согласно места подразделения в иерархии организации;
- делегирование прав пользователей от одного к другому (задание исполняющих обязанностей), работа с группами;
- организация работы сотрудников с почтовыми ящиками отделов (на базе делегирования прав);
- централизованное управление контактами и адресными книгами пользователей.
Шифрование и дешифрация писем и документов
Поддерживается работа с ЭЦП и, в частности, работа с сертификатами криптозащиты Национального банка Украины.
Поиск писем и документов
Средства поиска, интегрированные в клиентское рабочее место, позволяют задавать условия поиска любой сложности с использованием булевой алгебры. Возможен также полнотекстовый поиск по вложенным документам.
Мгновенное уведомление о пришедших письмах и документах
Пользователь может настроить оперативное уведомление о пришедших к нему новых письмах (документах) и запустить специальную программу уведомления. Даже без запущенного клиента, уведомитель сообщит о пришедших новых письмах.
По желанию заказчика система может быть дополнена остальными модулями FossDoc, поддерживающими, например, маршрутизацию документов, ведение истории и статистики работы с письмами и другими документами и пр. функции.
Система FossDocMail прошла опытную эксплуатацию и внедрена в головном офисе Национального банка Украины. В настоящее время происходит внедрение в региональных подразделениях НБУ.
Таким образом, система FossDocMail представляет собой успешный пример интеграции корпоративной почтовой системы с электронным документооборотом. В дальнейшем видится перспективной разработка подобного «гибрида» почтовой системы и СЭД для малого и среднего бизнеса, где почтовая система может быть реализована на базе более простой internet-почты (e-mail).
|
